Conservazione digitale, tutti i pregi del procedimento

conservazione digitale cos'è

La conservazione digitale è un processo sancito dalla legge, che consente di conservare i documenti in formato digitale, senza bisogno che il documento cartaceo venga stampato. Il documento informatico deve però presentare delle caratteristiche particolari, dalle quali non si può prescindere. La conservazione digitale corrisponde dunque a una vera e propria eliminazione del supporto cartaceo, la cui valenza legale è stabilita dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Conservazione digitale

I documenti conservati digitalmente sono considerati a norma se mantengono le medesime caratteristiche del supporto cartaceo. Perché ciò sia possibile, occorre essere titolari di una firma digitale e di una marca temporale. La firma digitale è una firma elettronica che si appone sui documenti informatici, esattamente come una firma autografa, mentre la marca temporale è rappresentata da una stringa numerica che identifica il documento in un determinato arco spazio-temporale.

L’eliminazione degli archivi cartacei è solo uno dei vantaggi della conservazione digitale. Accanto al problema del volume degli archivi, la conservazione digitale permette una notevole efficienza in termini di gestione e reperimento dei documenti presenti all’interno del lotto di conservazione. Il procedimento consente inoltre di controllare con maggiore attenzione i processi documentali.

Gestione più semplice e riduzione di tempi e costi sono alla base di una buona conservazione digitale. La riduzione di tempi e costi di gestione si accompagnano a quelli fisici di dimensioni fisiche degli archivi. L’abbattimento dei tempi di gestione consente invece di recuperare del personale, da inserire in altre attività produttive.

I formati consentiti in conservazione digitale sono molteplici. Dall’XML delle fatture elettroniche al classico PDF, passando per il JPG delle immagini e i formati di messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME).

La conservazione digitale è regolata dalla presenza di un Responsabile della Conservazione. Questa figura, indispensabile per enti pubblici e privati, si occupa di gestire i flussi documentali informatici in entrata e in uscita, incaricandosi di valutare il corretto svolgimento della conservazione digitale e validando il lotto di conservazione con la propria firma digitale.